Fra tegning til trygghet: Erfaringer med brukermedvirkning i store byggeprosjekter

Konferansen samlet brukerrepresentanter fra de sju FFO-fylkene i Helse Sør-Øst, sammen med blant andre representanter fra ungdomsråd. Målet var å styrke kompetansen, dele erfaringer og gi deltakerne et bedre grunnlag for å bidra i store og komplekse byggeprosjekter i spesialisthelsetjenesten.

Universell utforming må inn fra starten

FFOs seniorrådgiver Cato Lie åpnet konferansen med å sette universell utforming og brukermedvirkning inn i en større sammenheng. Hovedbudskapet var at mennesker som bruker tjenestene, har kunnskap om egen hverdag som fagfolk ikke nødvendigvis har.

Skal man lykkes med universell utforming, må brukerne derfor involveres tidlig og gjennom hele prosjektet. Lie viste blant annet til problemstillinger knyttet til lyd og akustikk, informasjon og veifinning og digitale barrierer. Universell utforming handler ikke om å lage perfekte løsninger, men om å lage løsninger som faktisk kan brukes av flest mulig.

Erfaringen fra FFOs arbeid med byggeprosjekter er samtidig at kunnskapen om universell utforming varierer mye mellom fagmiljøene. Derfor er tydelige krav, bred involvering, ledelsesforankring og systematisk oppfølging viktig.

Fra tegning til ferdig bygg

Et gjennomgående tema på konferansen var at brukermedvirkning ikke kan være et enkelt møte eller en avgrenset fase i et byggeprosjekt. Hanne Gaaserød, direktør for porteføljestyring bygg i Helse Sør-Øst RHF, presenterte hvordan medvirkningen er lagt opp i de ulike fasene av sykehusprosjektene.

Brukerrepresentanter kan blant annet bidra med vurderinger av pasientforløp, pasient- og pårørendeopplevelse, barn og unges behov, universell utforming, orienterbarhet, privatliv, verdighet og trygghet. Det skal også gis tilbakemelding på hvordan innspillene er vurdert og eventuelt tatt inn i prosjektet.

I de store prosjektene ved Nye Aker og Nye Rikshospitalet har dette innebåret omfattende medvirkning. I forprosjektet ble det gjennomført 534 medvirkningsmøter, med deltakelse fra blant andre 24 brukerrepresentanter. I funksjonsprosjektet ble det gjennomført ytterligere 158 medvirkningsmøter, i tillegg til sær- og arbeidsmøter.

Erfaringer fra Sunnaas: Detaljene betyr noe

Hanne Gundersen fra brukerutvalget ved Sunnaas sykehus viste hvordan brukerutvalget har vært involvert i arbeidet med nytt byggetrinn ved sykehuset.

Brukerrepresentantene har vært representert både i styringsgruppen og i relevante arbeidspakker. Innspillene har blant annet handlet om hvordan den langstrakte bygningsmassen kan reduseres, samling av sengeposter, sosiale soner, parkering og kollektivtransport og universell utforming. I den videre prosessen har også hovedinngang, flyt mellom bygg og plassforhold vært viktige tema.
Sunnaas-eksempelet illustrerte samtidig noen av utfordringene ved å delta i prosjekter som går over mange år. Brukerrepresentanter kan bare sitte i vervet i en begrenset periode, og kan derfor sjelden følge hele prosjektet. Det stiller store krav til overlevering, dokumentasjon og kontinuitet. Når tempoet i prosjektet plutselig øker, blir gode forberedelser og et felles diskusjonsgrunnlag særlig viktig.

Et annet konkret råd var å sikre at innspill dokumenteres skriftlig og at det finnes et system for å følge opp hva som er tatt videre. På Sunnaas har blant annet sosiale soner, parkering, kollektivtransport, tilgjengelige innganger og løsninger for lading av elektriske rullestoler vært sentrale tema.

Når ting ikke fungerer, må vi fortsette å stå i det

Mona Larsen, leder av brukerutvalget ved Sykehuset Østfold, tok utgangspunkt i en enklere, men krevende problemstilling: Hva gjør vi når ting ikke fungerer?

Historien om Kalnes viste at brukermedvirkning kan kreve både tid og utholdenhet. I arbeidet fram mot det nye sykehuset deltok brukerutvalget i et stort antall arbeidsgrupper og hentet også inn spesialkompetanse fra pasientorganisasjonene. Samtidig viste erfaringene fra driften at ikke alle utfordringer kan løses gjennom planlegging alene.

Larsen viste til en rekke utfordringer som har kommet til etter at sykehuset ble tatt i bruk, blant annet mangel på kapasitet, små lagre, for få møterom, plassutfordringer i akuttmottaket, skilting og parkering. Også spørsmål om informasjon, ikke-digitale pasienter, tolk, taushetsplikt og overgangen mellom tjenester har stått på agendaen.

Budskapet var at brukermedvirkere ikke kan forvente at alt blir riktig første gang. Når noe ikke fungerer, må saken løftes på nytt – til direktør og styre dersom det er nødvendig. Larsen understreket også betydningen av å være representert i styrings- og koordineringsgrupper.

OUS: Brukere må være med på alle nivåer

Erna Hogrenning, leder av sentralt brukerutvalg ved Oslo universitetssykehus, delte erfaringer fra OUS sine omfattende byggeprosjekter. Her har brukerrepresentanter deltatt i en rekke medvirkningsgrupper, programstyrer og andre fora.

Hogrenning løftet fram flere forutsetninger for god brukermedvirkning: Brukerrepresentantene må kjenne mandatet sitt, ha god system- og rolleforståelse og huske at de representerer et bredt brukerfellesskap – ikke seg selv. Samtidig må de være godt forberedt, utholdende og villige til å bidra til løsningene.

Hun pekte også på betydningen av at brukerrepresentanter er til stede på flere nivåer i organisasjonen. OUS sitt sentrale brukerutvalg har blant annet vært involvert i en lang rekke prosjekter og er representert i både arbeidsgrupper, prosjektgrupper og programstyrer.

Mjøssykehuset: Store endringer i Innlandet

Konferansen hadde også et tydelig Innlandsperspektiv. Randi Mølmen, direktør for arbeidet med videreutvikling av Sykehuset Innlandet, presenterte planene for den nye sykehusstrukturen og Mjøssykehuset.

Mjøssykehuset skal være faglig knutepunkt i en desentralisert sykehusstruktur og skal samle spesialiserte funksjoner for hele Innlandet. Planene omfatter blant annet somatikk, psykisk helsevern og tverrfaglig spesialisert rusbehandling. Sykehuset skal etter planen ha 378 somatiske døgnplasser og 190 døgnplasser innen psykisk helsevern og tverrfaglig spesialisert rusbehandling, i tillegg til omfattende poliklinikk-, operasjons- og bildediagnostikkfunksjoner.
Mølmen la vekt på at prosjektet skal utvikles med brukere og ansatte, og at samarbeid, integrasjon, gode arbeidsflyter, møteplasser, fleksibilitet og kunnskapsdeling er sentrale prinsipper.

Ungdom må få reell innflytelse

Mathilde Mykløy fra Ungdomsrådet ved Sykehuset Innlandet avsluttet konferansen med ungdomsperspektivet. Hun viste at ungdom kan bidra med viktig kunnskap i store byggeprosjekter, men at dagens medvirkning ofte har barrierer.

Blant utfordringene hun trakk fram var manglende representasjon i styringsgrupper, kommunikasjonsproblemer, møtetidspunkter, uklare forventninger og manglende oppfølging. Mer generelt kan ungdom møte terskler som faguttrykk, manglende opplæring, kollisjon med skole og opplevelsen av ikke å bli tatt like alvorlig som voksne.

Skal flere unge rekrutteres til brukermedvirkning, må også organisasjonene tenke annerledes. Mykløy pekte blant annet på sosiale medier, et mer engasjerende språk og bedre tilpasning av møtetidspunkt og honorar.

Brukermedvirkning må gi bedre løsninger

På tvers av innleggene var det stor enighet om at god brukermedvirkning handler om mer enn å bli invitert inn i et prosjekt. Brukerne må få reell mulighet til å påvirke, de må involveres tidlig, og innspillene må følges opp og synliggjøres gjennom hele prosessen.

Erfaringene fra Sunnaas, Sykehuset Østfold og OUS viser samtidig at medvirkning er krevende arbeid. Byggeprosjekter går over mange år, beslutningene er komplekse og det kan oppstå nye utfordringer etter at bygget er tatt i bruk. Derfor trengs både kontinuitet, tydelige roller, god dokumentasjon og brukerrepresentanter som tør å stå i arbeidet over tid.

Konferansen «Fra tegning til trygghet» viste dermed også hvorfor brukermedvirkning er viktig: Det er i møtet mellom fagkunnskap og erfaringene til pasienter, pårørende og brukere at løsningene kan bli bedre, mer tilgjengelige og mer tilpasset dem som faktisk skal bruke sykehusene. Konferansens formål var å gi brukerrepresentantene i HSØ-regionen økt kompetanse og mulighet til å lære av hverandre på tvers av fylker og organisasjoner.

Presentasjoner fra konferansen

Artikkelen er skrevet med hjelp fra KI.